संबल - दस्तावेज जानकारी
दस्तावेज जानकारी किसी बारे में सार्थक आंकड़े और तथ्य होते हैं, जो किसी भी माध्यम और प्रारूप में और किसी भी स्रोत से हो सकते हैं.
दस्तावेज जानकारी प्रतिधारित करना (अर्थात अभिलेख रखना) अनुपालना के साक्ष्य का एक प्रमाण होता है.
आईएसओ 9001:2015 गुणवत्ता प्रबंध प्रणाली मानक के कुछ खण्डों में यह अपेक्षा है कि दस्तावेज जानकारी संपोषित की जाएं (रखी जाएं) या प्रतिधारित की जाएं. दस्तावेज जानकारी - (1) आईएसओ 9001:2015 गुणवत्ता प्रबंध प्रणाली मानक द्वारा चाहे, और (2) संस्था द्वारा निर्धारित किए होने चाहिये.
दस्तावेज जानकारी संपोषित करना = प्रलेखित दस्तावेज (जैसे प्रलेखित कार्यविधि, दिशा-निर्देश आदि) रखना.
दस्तावेज जानकारी प्रतिधारित करना = अभिलेख रखना, जो पालना या किए जाने का साक्ष्य प्रदान करता हो.
पता लगाएं - (1) आईएसओ 9001:2015 गुणवत्ता प्रबंध प्रणाली मानक द्वारा कौन से दस्तावेज जानकारी चाहे गए हैं, और (2) संस्था द्वारा कौन से दस्तावेज जानकारी संस्था की गुणवत्ता प्रबंध प्रणाली के लिए निर्धारित किए गए हैं.
सर्जन करें और अद्यतन करें - उचित रूप से सुनिश्चित करें - उपयुक्तता और पर्याप्तता के लिए (1) पहचान, (2) विवरण, (3) प्रारूप, (4) माध्यम, और (5) पुनरीक्षण और अनुमोदन.
दस्तावेज जानकारी नियंत्रित करें - (1)उपयोग के लिए उपलब्धता, उपयुक्तता, पर्याप्त रूप से संरक्षित (पर्याप्त रूप से गोपनीय रखने के लिए, सही उपयोग के लिए, ठीक और सही) रखना सुनिश्चित करें, (2) संबोधित करें, जैसा लागू हो - वितरण, पहुँच (देखने के लिए अनुमति, या देखने और परिवर्तन करने के लिए अनुमति और अधिकार), पुनः प्रापणीय, उपयोग, भंडारण, संरक्षण, स्पष्टता का संरक्षण, संस्करण (परिवर्तन) नियंत्रण, (3) पहचाने, निर्धारित करें और नियंत्रित करें - बाहरी स्रोत दस्तावेज जानकारी, (4) अनुपालना के साक्ष्य के रूप में दस्तावेज जानकारी संरक्षित करें.
स्पष्टीकरण
एक संस्था की गुणवत्ता प्रबंध प्रणाली के लिए चाहे गए दस्तावेज जानकारियाँ दूसरी संस्था से आकार, प्रकार, संस्था के उत्पाद/सेवाओं, प्रक्रियाओं, प्रक्रियाओं की जटिलताओं, प्रक्रियाओं की परस्पर क्रिया, व्यक्तियों की सक्षमता के कारण भिन्न हो सकते हैं.
- केशव राम सिंघल
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आईएसओ 9001:2015 गुणवत्ता प्रबंध प्रणाली जागरूकता से संबंधित लेखों का उद्देश्य आईएसओ 9001:2015 गुणवत्ता प्रबंध प्रणाली के सम्बन्ध में जागरूकता फैलाना है. इन लेखों को आईएसओ 9001:2015 गुणवत्ता प्रबंध प्रणाली मानक के एक विकल्प के रूप में इस्तेमाल नहीं किया जाना चाहिए. संस्था में गुणवत्ता प्रबंध प्रणाली कार्यान्वित करने के लिए आईएसओ 9001:2015 गुणवत्ता प्रबंध प्रणाली मानक का उपयोग करना चाहिए, जिसे आप अंतरराष्ट्रीय मानक संस्था 'आईएसओ' से या उसके राष्ट्रीय सदस्य संस्था (भारत में 'भारतीय मानक ब्यूरो') से प्राप्त कर सकते हैं.
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